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総務は企業全体に関する業務を扱う仕事で、企業規模や組織の体制により業務にかなり幅があるのが特徴です。主な仕事内容は、メール便・郵便物の管理や備品の発注管理、書類作成、データ入力、来客対応、電話対応、社内行事の企画運営、防災防犯対策などがありますが、企業によっては、総務が経理や人事、法務などを兼任することもあります。未経験からチャレンジできるお仕事もたくさんありますが、仕事内容に給与計算や社会保険手続、年末調整など含まれる場合は資格が、人事部や経理部と総務部が一緒になっている際は、人事労務や経理等の経験が求められるケースもあります。総務のお仕事に就きたいとお考えの場合は、派遣先の企業で総務がどのような業務を担っているかを確認しておくようにしましょう。総務は、「会社のことを何でも知っている存在」として、社内・社外問わず日々さまざまな人からの依頼・質問を受けることが多い仕事です。相手が何を求めているか、何に困っているのか、何を知りたいのかを察し対応ができるコミュニケーション能力が活かせます。また、任される業務がとても広いため、新しいことや経験のないことへ進んで取り組む姿勢が重要になってきたり、臨機応変に行動できる人が活躍できる可能性が高いと言えるでしょう。
総務は、社員のサポートを幅広く行なう仕事ですので、社内運営で求められるさまざまなスキルを身につけられるというのが特徴と言えます。誰かが困ったときに都度引き受け、自分で調べたり詳しい人に聞いていくうちに幅広いスキルを身に着けていたという人が多いようです。たとえば、イベント準備・運営、ポスターを作成するためのソフト操作、社用車の管理、各種書類作成、来客のご案内などを通して、それに関わる知識を習得することができます。会社の規模が小さい場合は、人事と兼務して給与計算や社会保険手続きを行なうこともありますので、労務関連の知識を手に入れることもできます。
また、幅広いサポート業務を任されますので、タスク管理能力と臨機応変な対応力も身につきます。社内全体の大小様々な頼まれごとを担当してこなしていくことで、仕事の優先順位を判断して計画的に実行できるようになります。
そして、代表電話の対応をしたり、さまざまな部署を横断して幅広い人と関わりを持つため、コミュニケーション能力も向上します。頼みやすい雰囲気があり、フットワーク軽く引き受けてくれるような印象を持たれることで、社内で重宝される人になれるでしょう。
総務の仕事に就くことで、書類を作成したり数字やデータの入力業務などから、WordやExcelなどの基本的なパソコンスキルを習得することができます。また、担当業務によっては人事や経理、法務などの専門的な知識も身につけることもできます。社内外のさまざまな人とコミュニケーションを取りながら仕事をすることが多いため、調整力、問題解決能力といったどんな職種にも応用できる能力も磨くことができます。総務としてキャリアを積んでいくこともできますし、人事や経理、法務といった専門事務や秘書を目指す選択肢もあります。
総務の求人のうち、68％は未経験からチャレンジ可能なお仕事。経験がなくても比較的チャレンジしやすいお仕事です。
総務になる上で絶対に必要な資格はありませんが、WordやExcelなどパソコン操作のスキルは業務を進めていく上で必須になります。来客・電話対応時では「気配り」や「礼儀作法」も求められるため、ビジネス実務マナー検定や秘書検定などがあると、一定のビジネスマナーを身につけていることの証明となります。企業によっては、総務が経理や人事、法務などを担うこともあるため、社会保険労務士、簿記検定といった資格や給与計算・社会保険手続・年末調整などの知識をお持ちの場合は時給アップにつながることもあります。
