総務

総務かんたんデータ

未経験OKの求人割合
68%
業務リスト
  • 郵便物の管理
  • 備品管理
  • 会議準備
  • 代表電話対応
  • 来客対応
  • 社用車管理 など
平均時給
1575
平均勤務時間
7.5時間
平均勤務時間

総務の仕事を知ろう!

総務の仕事内容とは?

総務は企業全体に関する業務を扱う仕事で、企業規模や組織の体制により業務にかなり幅があるのが特徴です。主な仕事内容は、メール便・郵便物の管理や備品の発注管理、書類作成、データ入力、来客対応、電話対応、社内行事の企画運営、防災防犯対策などがありますが、企業によっては、総務が経理や人事、法務などを兼任することもあります。未経験からチャレンジできるお仕事もたくさんありますが、仕事内容に給与計算や社会保険手続、年末調整など含まれる場合は資格が、人事部や経理部と総務部が一緒になっている際は、人事労務や経理等の経験が求められるケースもあります。総務のお仕事に就きたいとお考えの場合は、派遣先の企業で総務がどのような業務を担っているかを確認しておくようにしましょう。総務は、「会社のことを何でも知っている存在」として、社内・社外問わず日々さまざまな人からの依頼・質問を受けることが多い仕事です。相手が何を求めているか、何に困っているのか、何を知りたいのかを察し対応ができるコミュニケーション能力が活かせます。また、任される業務がとても広いため、新しいことや経験のないことへ進んで取り組む姿勢が重要になってきたり、臨機応変に行動できる人が活躍できる可能性が高いと言えるでしょう。

業務リスト
  • 郵便物の管理
  • 備品管理
  • 会議準備
  • 代表電話対応
  • 来客対応
  • 社用車管理
  • 社内行事の企画運営
  • 社会保険手続き
  • 入退社手続き
  • 給与計算サポート
  • ファイリング
  • 慶弔関連手配
  • 支払い処理
  • 名刺管理
  • 会社の免許更新
  • 社内美化
  • 株主総会対応
  • 健康診断予約
  • 書類作成
  • データ入力
  • 防災防犯対策

総務の1日の過ごし方は?

平均勤務時間
7.5時間
平均残業時間
33分/1日
メーカーの総務として勤務するAさんの場合
9:00
朝礼、1日の仕事内容の確認、メールチェック
9:30
郵便物・宅急便の受け取り・仕分け
10:30
メールチェック、備品発注、業者連絡
12:00
ランチ・休憩
13:00
各種申請書類のチェック、処理
15:00
社内行事の打ち合わせ
17:00
備品補充、名詞発注
18:00
退勤

総務によって身につくスキル

総務は、社員のサポートを幅広く行なう仕事ですので、社内運営で求められるさまざまなスキルを身につけられるというのが特徴と言えます。誰かが困ったときに都度引き受け、自分で調べたり詳しい人に聞いていくうちに幅広いスキルを身に着けていたという人が多いようです。たとえば、イベント準備・運営、ポスターを作成するためのソフト操作、社用車の管理、各種書類作成、来客のご案内などを通して、それに関わる知識を習得することができます。会社の規模が小さい場合は、人事と兼務して給与計算や社会保険手続きを行なうこともありますので、労務関連の知識を手に入れることもできます。
また、幅広いサポート業務を任されますので、タスク管理能力と臨機応変な対応力も身につきます。社内全体の大小様々な頼まれごとを担当してこなしていくことで、仕事の優先順位を判断して計画的に実行できるようになります。
そして、代表電話の対応をしたり、さまざまな部署を横断して幅広い人と関わりを持つため、コミュニケーション能力も向上します。頼みやすい雰囲気があり、フットワーク軽く引き受けてくれるような印象を持たれることで、社内で重宝される人になれるでしょう。

総務の経験を持っていると広がるキャリア

総務の仕事に就くことで、書類を作成したり数字やデータの入力業務などから、WordやExcelなどの基本的なパソコンスキルを習得することができます。また、担当業務によっては人事や経理、法務などの専門的な知識も身につけることもできます。社内外のさまざまな人とコミュニケーションを取りながら仕事をすることが多いため、調整力、問題解決能力といったどんな職種にも応用できる能力も磨くことができます。総務としてキャリアを積んでいくこともできますし、人事や経理、法務といった専門事務や秘書を目指す選択肢もあります。

総務になるには?

未経験からチャレンジできる?

68%
未経験OKの求人の割合

総務の求人のうち、68%は未経験からチャレンジ可能なお仕事。経験がなくても比較的チャレンジしやすいお仕事です。

派遣会社に聞いた「総務」に向く人ってどんな人?

  • 会社に勤める人達が気持ちよく仕事をし、会社全体をスムーズに動かすために行う事務。代表電話の取次ぎや来客のご案内、会議の準備や出張手配、備品管理、社内行事の運営など、業務は多岐にわたります。総務事務のお仕事は幅広い業務を経験でき、知識と経験を活かしてステップアップできるお仕事です。他部署とのやり取りが多く、コミュニケーション能力も必要とされます。より多くの人とコミュニケーションを取る事を得意としている方、幅広い業務をしたいと思っている方に向いたお仕事です。ヒューマンリソシア株式会社
  • 人当たりが良く、ホスピタリティのある方が求められています。仕事に線引きせず、臨機応変に対応いただける、頼みやすい雰囲気のある協調性の高い方が良いと思います。また、会社の機密情報を扱うこともあるため、情報取扱いに関するリスクをしっかりと認識して行動できる方が向いていると思います。キャプラン株式会社
  • もっと見る

総務に活かせる資格・スキルは?

総務になる上で絶対に必要な資格はありませんが、WordやExcelなどパソコン操作のスキルは業務を進めていく上で必須になります。来客・電話対応時では「気配り」や「礼儀作法」も求められるため、ビジネス実務マナー検定や秘書検定などがあると、一定のビジネスマナーを身につけていることの証明となります。企業によっては、総務が経理や人事、法務などを担うこともあるため、社会保険労務士、簿記検定といった資格や給与計算・社会保険手続・年末調整などの知識をお持ちの場合は時給アップにつながることもあります。

あると活かせる資格
  • ビジネス実務マナー
  • 秘書検定
  • 社会保険労務士
  • 簿記検定
  • MOS
  • 日商PC検定
  • マイナンバー実務検定
  • 衛生管理者
あると活かせるスキル
  • Word
  • Excel
  • Access
  • PowerPoint

総務の志望動機例

総務の志望動機例文

  • 例文1:総務未経験者・Aさんの場合
    前職では、出版社・編集部の一般事務として部内の備品管理・電話対応・庶務などに取り組んできました。社員から社内の手続きや制度についての質問を受ける機会も多く、その都度総務に確認し、自分の言葉で社員に回答することも多かったです。その際に社員からもらう「ありがとう」「助かった」という言葉が嬉しく、周囲の人を支える仕事が自分には向いていると感じるきっかけになりました。今後は更に多くの人をサポートしていくような仕事がしたいと総務の仕事を志望しています。貴社では備品管理や行事の準備など社内の仕事だけでなく、行政への対応・貴社が保有する施設全体の管理・業者連絡など、幅広い仕事に携わることができることに魅力を感じています。私の長所であるホスピタリティを活かして会社の顔として社内・社外に貢献していきたいと思っています。
  • 例文1:総務経験者・Bさんの場合
    前職では約1年間総務の業務に取り組んできました。社員から受けた質問への回答時や、外部の協力会社との電話応対ではゆっくり話すようにすることで、周囲から『受け答えが明確でわかりやすい』『助かった』『色々頼みたくなる』との評価を受けました。また、少数先鋭の組織でしたので、Excelのマクロを自主学習で身につけるなど、パソコンスキルを身につけ業務の効率化を図ることで、同じ時間で1.3倍の業務を回せるようになった経験もあります。今後は総務として、さらに幅広い仕事にチャレンジしたいと思っていた頃に、貴社の求人情報で会社・社員にとってプラスになるアイデアが発信できる環境があることを知り、興味を持ちました。これまでの総務の経験や、自分自身が業務の効率化を図ってきた経験も活かし、貴社への貢献と自身の成長に繋げていきたいと思っています。よろしくお願いいたします。
志望動機 = 企業や仕事の魅力+自分の経験・スキル

「志望動機が思いつかない」「どの求人に出す志望動機も同じ文章になってしまう」という場合は、企業や仕事の魅力、その企業や仕事で活かせそうなご自身の経験やスキルをまとめてみると志望動機が書きやすくなります。

企業や仕事の魅力ごとに、自分の何が活かせるだろう?と考えていくと、あなただけの志望動機に仕上がりますよ!

なお、派遣ではたらく場合は、志望動機で悩む必要はありません。なぜなら、派遣会社が求職者と企業との間に入り、できることや適性をもとに判断して、お仕事を紹介してくれるためです。 具体的には、お仕事に応募→派遣会社から連絡→派遣会社に行き登録(スキルチェックや希望の確認)、お仕事紹介という流れでお仕事が決まります。

総務経験者の声

未経験から総務になった人の声

  • 知識も経験もないところから総務の仕事を始めましたが、今では社員の質問に答えられるようになり、「できないから」「知らないから」と諦めるべきではないと実感できたのが良かったです。 特に社会保険は自分も含め、家族、友人にも知識が役立ち、この仕事に携われて良かったと思いました。32歳/女性
  • 未経験からはじめて大変だったことは、入社当時は社員の方からの質問にもうまく答えられないことがたくさんあったことです。そのたびに申し訳なさを感じていました。32歳/女性
  • 会社全体を縁の下の力持ち的に支え、社員が快適に過ごせるよう、常にアンテナを張り、気遣いが大事な仕事です。自分だけでなく、周りに影響が出るからアバウトに仕事出来ないところが苦労し、大変だと感じました。45歳/女性
  • 総務の仕事は人との関わりがとても多いです。 従業員同士での報告、連絡、相談がとても大切だと気づかされました。 46歳/女性

総務の「仕事のやりがい」は?

  • 人のために頑張れるところにやりがいを感じます。急に入院が決まった社員の方が、突然のことで動揺していたので、高額療養費の事前申請を代理で請求し準備したところ、負担が減りとても感謝されたときにやりがいを感じました。32歳/女性
  • 感謝された時にやりがいを感じます。社内の人との関わりが多く、働いてる人のために些細なことでも自分に何ができるか、どうすればスムーズな対応ができるかを日々考えています。34歳/女性
  • 給与計算、社会保険事務の業務なので間違いは許されません。期日までに必要な処理を確実にこなす必要があります。きちんと結果がわかり、計算結果の整合がとれた時が嬉しいです。 周りの方から税金や保険制度の相談を受けたり、役に立っていることが実感できるところもやりがいです。39歳/女性
  • 職員のための仕事で「ありがとう」と言ってもらえること、「さすが総務」と言わると、この仕事をやっていて良かったと思う。43歳/女性
  • 社員や家族の役に立てる。社員だけでなく家族からの質問や相談を受けた際に、自分に無い知識でも調べ方などをアドバイスしたら感謝された。お手紙やメールをいただいたり、わざわざ上司にも感謝の意図を伝えていただけたりした。46歳/女性

総務の「仕事の厳しさ・難しさ」は?

  • 勉強していないと手続きができないところが難しいと思います。社員からの質問にも分かりやすく答える必要があります。ちゃんと理解していないと答えが曖昧になってしまったり、答えられなかったりします。 32歳/女性
  • 突発的な業務が生じた場合、優先順位を明確にして、複数の業務を同時進行させながら、正確に実践しなければならないことがあります。47歳/女性
  • 仕事が多岐にわたり、業務量が多いのが大変なところです。人手不足で困ることも多々あります。43歳/女性
  • マイナンバーなど新しい制度に対応するため勉強が欠かせません。また、小さな会社だと、締め切りのせまった仕事の合間にも社員の方からの相談や質問・頼まれごとが入るので、優先順位をはっきりさせないと仕事をさばききれなくなりそうになります。39歳/女性
  • 直接の営業利益は上げるわけではないので、褒められること、感謝されることも少ないです。ですが、他部署の社員が、当たり前に、安心して仕事に取り組めるように、環境を整えることが仕事だと考えて前向きに取り組んでいました。45歳/女性

総務の仕事をして身についたスキル

  • ポスター作成やイベントの為の準備や、労務知識が身についた。ちょっとした施設設備の故障なども直したりすることもできるようになった。トラブル対処でとっさの判断が求められるが、積み重ねた知識で乗り越えられるようになった。43歳/女性
  • 社保や労務知識、健康に関する情報、自治体による助成等の違い、お子さんや老人等、従業員にはいなくともご家族の役に立つ情報を得るために、自分で調べたりする習慣がついたため、知識として蓄積されていくように感じる。46歳/女性
  • 何事にも相手の話に耳を傾ける事、相手の話を途中でさえぎらずに最後まで聴き、相手の話を否定しないことが身につきました。 話し合いの中で相手が何を言っているのかをよく理解し、嫌な思いをさせないコミュニケーションの仕方も学べたと思います。50歳/男性
  • 社内、社外とのコミュニケーション能力が向上し、一般法人への電話対応ができるようになりました。また、数字も多く扱うので入念なチェック等の細さも身につきました。34歳/女性
  • 仕事の優先順位をつけて、同僚や上司に仕事をお願いしたり、後輩に任せたりできるようになりました。自分だけで仕事を済ませることができるのが嬉しかった段階から、チームで仕事を進める楽しさもあり精神的も成長できたと思います。39歳/女性
  • 電話応対でお客様の声を聞き、多種多様な人間性にふれました。また、デスクワークでお金の流れや社員の厚生年金や税金のことも勉強になり、自分自身のスキルアップになりました。51歳/女性
  • 社内全体の状況を把握しておく感覚は身についたと思います。営業や経理といった専門的な事ではなく、そのほかの事をフォローする立場にあり、小さいことから大きいことまで担い、それに追随する事も考えて業務を進められるようになりました。43歳/女性
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