秘書の主な仕事内容は、経営者や役員、医師、政治家、弁護士などをサポートしていくことです。具体的には、上司のスケジュールの管理や調整、上司宛ての電話・メールの一次受けや来客対応、お礼状など書類作成、上司に役立ちそうな情報の収集や資料の作成、来客対応、手土産などの準備、出張の手配やお供などがあり、仕事内容は多岐にわたります。秘書に共通する仕事の大半が裏方ですが、秘書がいることで上司は業務に専念できます。秘書は、所属する組織の発展のために不可欠な存在だと言えるでしょう。秘書には大きく分けて「グループ秘書」と「個人秘書」の2種類があります。グループ秘書は秘書室などに配属され、複数人のチームを組んで上司たちを支えていきます。一方で個人秘書は1対1で直接上司をサポートしていくスタイルで、法律事務所の秘書や大学教授の秘書、外資系企業も個人秘書などに多いです。秘書として活躍していくためには、パソコンスキルのほか、高いレベルでのビジネスマナーが必須です。つく上司によって仕事の進め方や求められることは変わってくるため、上司が何を求めているかを冷静に見極め、柔軟に行動していくことが大切です。
秘書・セクレタリーのお仕事を経験することで、ビジネスマナー、洞察力、コミュニケーション能力が身につきます。
秘書・セクレタリーは、社外の方とやり取りをする機会が多いお仕事ですので、高度なビジネスマナーを求められます。上司宛の電話や来客の対応をする際、秘書の対応の良し悪しが上司の評価に影響することも。そのため、言葉遣いや所作には特に注意が必要です。ときには出張や会食に同行し、取引先の方と交流することもあります。その際は、箸の持ち方はもちろん、ナイフやフォークの扱い方などのテーブルマナーを習得する必要が発生します。
また、上司が自分の業務に専念できるように、指示される前から何が求められるかを察する必要があるため、洞察力が磨かれます。上司の飲み物がなくなっていたら飲み物を注いだり、次の会議で使用する資料を用意したりするなど、相手が何を必要としているのかいち早く察知できるような行動を心がけることで、察する力がきたえられます。
ほかにも、コミュニケーション能力が向上します。社外の方の対応をすることはもちろん、社内のミーティング設定を行うことがあります。人との信頼関係を築く、上手に依頼するなど、ビジネスに必要なコミュニケーション能力に磨きをかけられます。
秘書の仕事に就くことで、ビジネスパーソンに求められる一般的な能力が身につきます。経験を積むことで、より高い役職者の補佐を担うなど、秘書としてキャリアアップする道もあります。また、事務処理スキルを活かして一般事務や営業事務などの事務系職種を目指すこともできますし、経験やスキル、人脈を活かしてマナー研修の講師など新しいキャリアを築く道もあります。
秘書・セレクタリーの求人の半数程度が未経験からチャレンジ可能なお仕事。経験がなくても比較的チャレンジしやすいお仕事です。
秘書・セレクタリーになる上で絶対に必要な資格はありません。書類作成をする機会もあるので、パソコンのスキルをお持ちであれば活かせます。また、秘書を目指す人の多くが取得する資格としては、「秘書技能検定」や「CBS検定」などがあります。秘書に必要なビジネスマナーの知識を備えているという証明になりますので、「何か資格を取ろう」「スキルを磨こう!」という方は参考にしてみてください!
「志望動機が思いつかない」「どの求人に出す志望動機も同じ文章になってしまう」という場合は、企業や仕事の魅力、その企業や仕事で活かせそうなご自身の経験やスキルをまとめてみると志望動機が書きやすくなります。
企業や仕事の魅力ごとに、自分の何が活かせるだろう?と考えていくと、あなただけの志望動機に仕上がりますよ!
なお、派遣ではたらく場合は、志望動機で悩む必要はありません。なぜなら、派遣会社が求職者と企業との間に入り、できることや適性をもとに判断して、お仕事を紹介してくれるためです。 具体的には、お仕事に応募→派遣会社から連絡→派遣会社に行き登録(スキルチェックや希望の確認)、お仕事紹介という流れでお仕事が決まります。