秘書・セレクタリー

秘書・セレクタリーかんたんデータ

未経験OKの求人割合
55%
業務リスト
  • スケジュール管理
  • お礼状作成
  • 資料収集
  • 来客対応
  • 出張手配
  • 手土産準備 など
平均時給
1675
平均勤務時間
7.4時間
平均勤務時間

秘書・セレクタリーの仕事を知ろう!

秘書・セレクタリーの仕事内容とは?

秘書の主な仕事内容は、経営者や役員、医師、政治家、弁護士などをサポートしていくことです。具体的には、上司のスケジュールの管理や調整、上司宛ての電話・メールの一次受けや来客対応、お礼状など書類作成、上司に役立ちそうな情報の収集や資料の作成、来客対応、手土産などの準備、出張の手配やお供などがあり、仕事内容は多岐にわたります。秘書に共通する仕事の大半が裏方ですが、秘書がいることで上司は業務に専念できます。秘書は、所属する組織の発展のために不可欠な存在だと言えるでしょう。秘書には大きく分けて「グループ秘書」と「個人秘書」の2種類があります。グループ秘書は秘書室などに配属され、複数人のチームを組んで上司たちを支えていきます。一方で個人秘書は1対1で直接上司をサポートしていくスタイルで、法律事務所の秘書や大学教授の秘書、外資系企業も個人秘書などに多いです。秘書として活躍していくためには、パソコンスキルのほか、高いレベルでのビジネスマナーが必須です。つく上司によって仕事の進め方や求められることは変わってくるため、上司が何を求めているかを冷静に見極め、柔軟に行動していくことが大切です。

業務リスト
  • スケジュール管理
  • お礼状作成
  • 資料収集
  • 来客対応
  • 出張手配
  • 手土産準備
  • 電話対応
  • ファイリング
  • お茶出し
  • 切符手配
  • 名刺管理
  • 請求書処理
  • 会食手配
  • 会議室予約
  • 備品管理
  • コピー
  • 送迎手配
  • 慶弔手配
  • 贈答品の手配
  • 通訳
  • 郵便物管理

秘書・セレクタリーの1日の過ごし方は?

平均勤務時間
7.4時間
平均残業時間
24分/1日
Aさんの場合
8:00
出社、メールの確認
9:00
スケジュールの確認・調整
9:30
会議の準備、資料の最終確認
10:00
会議
11:00
来客対応
12:00
ランチ・休憩
13:00
書類作成・出張手配
16:00
来客対応・打ち合わせ
17:00
書類作成、翌日のスケジュール確認
18:00
退勤

秘書・セレクタリーによって身につくスキル

秘書・セクレタリーのお仕事を経験することで、ビジネスマナー、洞察力、コミュニケーション能力が身につきます。
秘書・セクレタリーは、社外の方とやり取りをする機会が多いお仕事ですので、高度なビジネスマナーを求められます。上司宛の電話や来客の対応をする際、秘書の対応の良し悪しが上司の評価に影響することも。そのため、言葉遣いや所作には特に注意が必要です。ときには出張や会食に同行し、取引先の方と交流することもあります。その際は、箸の持ち方はもちろん、ナイフやフォークの扱い方などのテーブルマナーを習得する必要が発生します。
また、上司が自分の業務に専念できるように、指示される前から何が求められるかを察する必要があるため、洞察力が磨かれます。上司の飲み物がなくなっていたら飲み物を注いだり、次の会議で使用する資料を用意したりするなど、相手が何を必要としているのかいち早く察知できるような行動を心がけることで、察する力がきたえられます。
ほかにも、コミュニケーション能力が向上します。社外の方の対応をすることはもちろん、社内のミーティング設定を行うことがあります。人との信頼関係を築く、上手に依頼するなど、ビジネスに必要なコミュニケーション能力に磨きをかけられます。

秘書・セレクタリーの経験を持っていると広がるキャリア

秘書の仕事に就くことで、ビジネスパーソンに求められる一般的な能力が身につきます。経験を積むことで、より高い役職者の補佐を担うなど、秘書としてキャリアアップする道もあります。また、事務処理スキルを活かして一般事務や営業事務などの事務系職種を目指すこともできますし、経験やスキル、人脈を活かしてマナー研修の講師など新しいキャリアを築く道もあります。

秘書・セレクタリーになるには?

未経験からチャレンジできる?

55%
未経験OKの求人の割合

秘書・セレクタリーの求人の半数程度が未経験からチャレンジ可能なお仕事。経験がなくても比較的チャレンジしやすいお仕事です。

派遣会社に聞いた「秘書・セレクタリー」に向く人ってどんな人?

  • 役員等のスケジュール管理等の経験がある方、同行で食事会等に参加できる方が求められることが多いです。それに付随して、事務業務、来客対応、電話対応、出張手配などオールレンジで気を配る必要があるので、そういったことが苦にならない方が適任です。NSSホールディングス株式会社
  • グループ秘書(複数人のチームでサポート)と、個人秘書に分かれており、それぞれ業務の幅や勤務時間が異なります。通常のビジネスマナー以上に接遇面の良さを求められる事が多く、受付・事務経験を活かし、ステップアップをされる方が多いです。上司が何を求め、どうすれば効率よく仕事を進められるかを先読みして動くことが必要とされますので、臨機応変に対応でき、きめ細かい気配りのできる方に向いています。ヒューマンリソシア株式会社
  • もっと見る

秘書・セレクタリーに活かせる資格・スキルは?

秘書・セレクタリーになる上で絶対に必要な資格はありません。書類作成をする機会もあるので、パソコンのスキルをお持ちであれば活かせます。また、秘書を目指す人の多くが取得する資格としては、「秘書技能検定」や「CBS検定」などがあります。秘書に必要なビジネスマナーの知識を備えているという証明になりますので、「何か資格を取ろう」「スキルを磨こう!」という方は参考にしてみてください!

あると活かせる資格
  • 秘書技能検定
  • CBS検定
  • パソコン検定
  • 日商PC検定
あると活かせるスキル
  • Word
  • Excel
  • Access
  • PowerPoint

秘書・セレクタリーの志望動機例

秘書・セレクタリーの志望動機例文

  • 例文1:秘書未経験者・Aさんの場合
    現在は社員数50名ほどの規模の食品商社の一般事務として勤務しています。小さな組織でしたので、来客や電話対応、お礼状の作成、上司のスケジュール管理などにも未経験から携わる機会があり、ビジネスマナーを学ぶためにと秘書検定の勉強も自ら始め、初対面の方々から対応についてご評価をいただくこともありました。昨年、目標だった秘書検定2級の取得を機に、秘書の仕事への転職を決意しました。貴社の求人に興味を持ったのは、事務経験があれば秘書の実務経験は問わないこと、そして一般事務から秘書にキャリアチェンジして活躍されている社員の方の姿をホームページで知ったことがきっかけです。実務の経験はありませんが、事務職で身につけた事務処理スキルと秘書検定で学んだ基本知識を活かして貴社に貢献していきたい考えです。
  • 例文2:秘書経験者・Bさんの場合
    現職での業務経験は約2年で、これまでは全国に小売店を運営する上場企業の役員第二秘書として、アポイント調整、出張手配などのスケジュール管理、来客対応、書類作成及び管理などを行なってきました。担っていた業務は主にスケジュール管理、電話対応、挨拶状、お中元、お歳暮等の手配などです。秘書検定の勉強をし、わからないことは調べる・細かいことでも質問・確認をしながら業務に臨み、役員の方や第一秘書の方からも信頼を獲得してきましたが、更に仕事の幅を広げていきたいと転職を決意しました。貴社の社長秘書の募集は、新設のポジションであること、今後更なる成長を遂げるために社長と社員とのコミュニケーションを円滑にするためには欠かせない役割を担うことに興味を持ちました。これまでの経験に加えて、更に勉強・工夫を重ねることで、貴社の発展に貢献していきたいと思っています。
志望動機 = 企業や仕事の魅力+自分の経験・スキル

「志望動機が思いつかない」「どの求人に出す志望動機も同じ文章になってしまう」という場合は、企業や仕事の魅力、その企業や仕事で活かせそうなご自身の経験やスキルをまとめてみると志望動機が書きやすくなります。

企業や仕事の魅力ごとに、自分の何が活かせるだろう?と考えていくと、あなただけの志望動機に仕上がりますよ!

なお、派遣ではたらく場合は、志望動機で悩む必要はありません。なぜなら、派遣会社が求職者と企業との間に入り、できることや適性をもとに判断して、お仕事を紹介してくれるためです。 具体的には、お仕事に応募→派遣会社から連絡→派遣会社に行き登録(スキルチェックや希望の確認)、お仕事紹介という流れでお仕事が決まります。

秘書・セレクタリー経験者の声

未経験から秘書・セレクタリーになった人の声

  • 秘書の仕事に就いてみて、洞察力が磨かれました。秘書は上司との信頼関係を築くために、相手が何を求めているのかをいち早く察知する必要があります。秘書から他の仕事に就くことがあったとしても、非常に活きてくる力だと思います。32歳/女性
  • 最初はほんとに手探り状態でしたが、他社の秘書とのやり取りの中で「あ、こういうときはこう話せばいいんだな」というように仕事を覚えていきました。27歳/女性
  • 人が求めている事を推測する。その後の接客にも役立ちました。サービス精神や人として常識マナーも身に付きますので多くの人に経験して欲しいです。この経験は家族間や友人との関係にも役立ちます。59歳/女性

秘書・セレクタリーの「仕事のやりがい」は?

  • 秘書は縁の下の力持ち的な存在です。 皆さんがよりよい環境で仕事が出来るように先へ先へ出て考えて仕事をしていました。「ありがとう」「さすがだね」と言っていただけると嬉しくて、天職なんだと感じます。 46歳/女性
  • やりがいは、上司からの「助かった・ありがとう」の一言です。特に気難しいお客様との急な会食で、過去の会食場所やお料理などお客様のお好みのお店をセレクトし、お客様に満足いただけた時の上司からの感謝の言葉には、ホッとすると同時にさらにやりがいを感じます。47歳/女性
  • スケジュールをスムーズにこなしていただくことを考え、上手くいった時の達成感は最高です。個人ではお会いできない方の接客が出来たり、有名な茶道家元にお点前をして美味しいと言っていただいた時は、とても嬉しかったです。56歳/女性
  • お茶菓子を出す時に、上司が買ってきた和菓子があったのですが、季節もので、その時に相応しくないものだったので、上司に伝え、違うものを出したところ、出した和菓子で話題が盛り上がったので、やりがいを感じました。40歳/女性
  • 上司の気持ちを察して行動した時にありがとうとの一言。やってよかったと思いました。単純な事ですが上司のカップが空で珈琲を然り気無くおいて、新しいの飲みたかったと言われた時です。出張手配も座る座席も少し好みを入れて差し上げると喜ばれます。59歳/女性

秘書・セレクタリーの「仕事の厳しさ・難しさ」は?

  • 仕事を完璧にこなすのが当然で、更に個人個人に合わせた仕事をしなければ評価されません。お土産に凝っている上司の場合、常にお土産コーナーが気になってしまい、休日でもチェックをしているくらいはまってしまいました。40歳/女性
  • 秘書の仕事の範囲はとても広いです。どんなに面倒で地味な仕事であっても、上司の仕事に関わることであれば、嫌がらずに対応することが求められます。毎日の業務量が自然と多くなりがちなのも大変なところです。32歳/女性
  • 部署によって仕事が全く変わってくることが難しいところです。上司や、部署によっては、普段から何気ない会話にも耳をすませて聞いていないと、仕事にならない時があります。33歳/女性
  • 上司によって秘書に要求する度合いや分野がかなり違ってくるので、その時につく上司の仕事のまわし方に上手く合わせつつ、雑事をこなしていくことが難しい。また、上司の社内政治的相関関係を踏まえて段取りが必要になる場合、キーマンの秘書との日頃のコミュニケーションが物事をスムースに進める肝になる。47歳/女性

秘書・セレクタリーの仕事をして身についたスキル

  • 確実にビジネスマナーが身につきました。テキストで学んだ内容と、その場で臨機応変に使いこなしていく実践とは大きな差があります。 誰にとっても気持ちよく思ってもらえる本物のマナーが身につくということは、人生においてもとても大きなプラスになります。32歳/女性
  • スケジュールを組む事で 時間の使い方が上手くなったと思います。 接遇マナーもいろいろ学ぶ事が出来ました。56歳/女性
  • 上司は書いたり、PCのタイピングが苦手だったので、横でタイプしているうちに、ほぼ話すスピードで文章を打てるようになりました。 また、来客の多い方だったので、時間配分や車などの手配など無駄な時間を少なく行動できるようになりました。 気配り、目配り、心配りが出来るようになったと思います。57歳/女性
  • さまざまな方との交流で、そのまま自分の人脈となった。会長秘書を辞めた今でも、個人的に年賀状やり取りしたりパーティーに呼んで戴いたりと、信頼され続けているのが嬉しい。59歳/女性
  • 相手が何をして欲しいのか他の人に比べて分かるようになりました。 PC (特にワード)、生け花や接客の仕方、秘書検定2級もそれほど勉強しなくても合格できました。 初対面の人に対しても、感じの良さを出せるように話せることが出来るようになったと思います。46歳/女性
  • 決められた仕事だけをするのではなく、相手の立場になり何を必要としているかなどを把握して、取り組めるようになりました。例えば、来客の出張手配などでは、来客の性格もリサーチして手配しておくと来客に喜ばれました。40歳/女性
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