一般事務

一般事務かんたんデータ

未経験OKの求人割合
80%
業務リスト
  • 備品の補充や購入
  • データ入力
  • データ集計
  • 資料作成
  • 電話対応
  • 来客応対 など
平均時給
1300
平均勤務時間
7時間
平均勤務時間

一般事務の仕事を知ろう!

一般事務の仕事内容とは?

主な仕事内容は、社内のさまざまなサポート。データ入力や集計、資料まとめなどのデスクワークはもちろん、業務に必要な資料の補充や、備品を管理・申請・購入する管理業務、電話や来客対応といった業務を担う場合もあります。
配属される部署によっても担う業務が変わってくるため、「一般事務は~をする仕事」と一言で表現することが難しいのも、社内で縁の下の力持ち的ポジションを担う一般事務ならではと言えます。
一般事務は「楽そう」「毎日決まった仕事だけをする」といったイメージを持たれることもありますが、さまざまな社員とコミュニケーションを取りながら円滑に仕事が進むようサポートする必要があり、大切な役割を担っています。

業務リスト
  • 資料作成
  • 電話・メール対応
  • データ入力
  • 来客対応
  • 備品の補充・購入
  • 見積書・請求書作成
  • 郵便仕分け
  • 書類ファイリング
  • コピー対応
  • データ集計
  • 会議室の予約
  • 伝票処理・整理
  • 書類の封入
  • 経費精算
  • 納期・在庫の確認
  • 発送業務
  • 出張手配
  • 勤怠管理
  • スケジュール調整
  • 受発注対応
  • マニュアル作成

一般事務の1日の過ごし方は?

平均勤務時間
7時間
平均残業時間
10分/1日
商社で働くAさんの場合
9:00
始業
メールのチェック・整理
10:00
電話当番
12:00
同僚とランチ
13:00
資料作成
15:00
会議室準備
15:30
来客応対
16:00
データ入力
17:30
メールチェック、タスクの整理
18:00
退社

一般事務によって身につくスキル

一般事務を経験することで、基本的なパソコンスキル、コミュニケーション能力、ビジネスマナーが身につきます。
一般事務の業務を進める上では、Word・Excel・PowerPointなどのオフィス系ソフトを使用することがほとんどなため、これらの基本操作が身につきますし、タイピングスキルも向上します。Excel関数などを勉強した経験があればそれを実践で活かせますので、さらなるスキルアップも可能です。就業先によってはPhotoshop・Illustratorや、CADなどの専門ソフトを使用することもありますので、これらのスキルを習得できることもあります。機会があればどんどん挑戦していくと、パソコンスキルアップにつながるでしょう。
また、一般事務は人と関わってサポートすることが多いお仕事ですので、コミュニケーション能力が向上します。仕事を進めていくなかで、多くの人と気持ちよくスムーズにお仕事ができる接し方が身につきます。
そして、社外の方ともメール・電話・対面でやりとりすることがありますので、ビジネスマナーも習得できます。電話対応でのマナー、尊敬語・謙譲語の正しい使い方、呈茶の作法などを身につけられます。

一般事務の経験を持っていると広がるキャリア

一般事務の経験を活かして「営業事務」「学校事務」など別の事務系職種にチャレンジする道もあります。また、経理や総務、貿易事務などより専門性の高い仕事も、事務経験があれば未経験であっても応募ができる場合もあります。

一般事務になるには?

未経験からチャレンジできる?

80%
未経験OKの求人の割合

一般事務の求人のうち、実に80%は未経験からチャレンジ可能なお仕事。職種別にみても80%という割合は高く、経験がなくてもチャレンジしやすい仕事と言えます。

派遣会社に聞いた「一般事務」に向く人ってどんな人?

  • 周囲を見渡しながら、人当たりよく積極的に社内を支えられる方が求められています。気を利かせて業務に取り組めることや、社内の方々がお仕事をお願いしやすいような対応を心掛けられる方が向いています。 旭化成アミダス株式会社
  • 経験問わず、コミュニケーション力重視で、人選しています。また、派遣先社員の問いかけに反応し、懸命に応えようとする前向きな姿勢があるかを重視しています。未経験だから自信がないと、自ら壁を設ける方は紹介が難しいです。何事にもチャレンジしていこうという前向きな姿勢を重要視しています。メルコヒューマンポート株式会社
  • もっと見る

一般事務に活かせる資格・スキルは?

一般事務の仕事に就く上で、絶対に必要な資格はありません。スキルについても、「職種未経験OK」の求人の場合は、応募資格として「パソコンで入力ができればOK」など、高度なものは求められない場合が多いです。
とは言え、デスクワークが中心の一般事務では、WordやExcelを中心にパソコンスキルや資格があると、仕事の選択肢が広がったり、よりよい条件の仕事に就ける確率が上がります。一般事務になる上で、あると優遇されやすい資格やスキルを下記でご紹介しますので、「何か資格を取ろう」「スキルを磨こう」という方は参考にしてみてください!

あると活かせる資格
  • 秘書検定
  • MOS
  • 日商PC
  • 英検
  • 簿記
  • 文書情報管理士
  • TOEIC
あると活かせるスキル
  • Word
  • Excel
  • Access
  • PowerPoint

一般事務の志望動機例

一般事務の志望動機例文

  • 例文1:一般事務未経験者・Aさんの場合
    事務経験はございませんが、貴社でならこれまでの経験を活かしつつ、新たに経験を積むことができると感じ、興味を持ちました。前職はアパレル販売職で、直近2年間は店長として働いておりました。お客様はもちろん一緒に働くスタッフとのコミュニケーションも重視していたので、大勢の人と関わり、他部署とのやり取りも頻繁に発生するという貴社の事務職では、経験が活かせると考えています。
    また月一度の店長会議の際には、売上や店舗課題についての会議資料も作成していました。こうした資料のまとめが比較的得意だったこともあり、他店の店長向けに、資料作成勉強会を行った経験もあります。職種自体は未経験ですが、接客とスタッフマネジメントで培ったコミュニケーション力と、店長としての事務業務経験を活かし、貴社の一員として貢献したいと思っております。
  • 例文2:一般事務経験者・Bさんの場合
    前職では、オフィス用機器を扱う会社の営業所で一般事務・庶務を経験しました。一人で事務を担当していたこともあり、電話・来客対応から各種依頼対応まで、多岐に渡る業務を優先順位付けして行なうことを常に意識していました。どんな職場でも応用できる事務スキルが身についたと考えています。
    一方で、今後もっと伸ばしたいと考えているのはExcelやAccessなどでの集計スキルです。前職では高度なスキルは求められませんでしたが、個人的に身に付けたいと考えMOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)の試験に向けて勉強中です。貴社の事務職であれば、これまでの経験を活かしてすぐにお力になれると感じましたし、現在勉強中のスキルを実務で活かすこともでき、自分自身も更に成長できると感じたため、志望致しました。
志望動機 = 企業や仕事の魅力+自分の経験・スキル

「志望動機が思いつかない」「どの求人に出す志望動機も同じ文章になってしまう」という場合は、企業や仕事の魅力、その企業や仕事で活かせそうなご自身の経験やスキルをまとめてみると志望動機が書きやすくなります。

企業や仕事の魅力ごとに、自分の何が活かせるだろう?と考えていくと、あなただけの志望動機に仕上がりますよ!

なお、派遣ではたらく場合は、志望動機で悩む必要はありません。なぜなら、派遣会社が求職者と企業との間に入り、できることや適正をもとに判断するためです。

具体的には、気になるお仕事にエントリー(応募)→派遣会社から連絡→派遣会社に行き登録(スキルチェックや希望の確認)、お仕事紹介という流れでお仕事が決まります。

一般事務経験者の声

未経験から一般事務になった人の声

  • 仕事としては未経験だったけれど、趣味や大学などにおいて、一般事務の仕事で使う事ができるようなパソコンソフトを使う機会が多かったので、そのスキルを活用する事ができて良かったなと思います。30歳/女性
  • 経験がない分、必要とされることはなんでもやろうと思いました。おかげさまで一般事務としては幅の広いお仕事をさせていただきましたし、経験値がつきました。わからない状態なので、わからないことを素直に聞けたり教えていただけたのも大きいのかなと思います。 31歳/女性
  • できていると思っていたお茶出しなどが、会社に入るとそれほどできていないことに気がつきました。一般常識やマナーについて改めて難しさや大切さを感じました。30歳/女性
  • 一般事務は、請求書起こしやちょっとした計算書・ビジネスレターなど、難しくはないけど仕事の全体が見える仕事なので、チームの一員という実感がもてます。46歳/女性
  • パソコンでのエクセル・ワード・パワーポイントなどのスキルはもちろんだが、お茶出しや清掃など日常生活で必要なマナーもしっかり学ぶことができました。30歳/女性

一般事務の「仕事のやりがい」は?

  • ミスなく計画通りに事が運び、周囲から感謝されたら、やっていてよかったと感じます。小さなことを続けていくうちに担当も少しずつ増えていくことで、ますます喜びにつながります。35歳/女性
  • 依頼をいただいた方に「仕事が早い」とか「ありがとう」と言われるとやりがいを感じます。特に期限を長く設定されているものを期限より相当早く仕上げて持っていくとそれなりの評価をいただけるので、やりがいがあります。31歳/女性
  • いろんな人のお役に立てていることを実感できた時が1番のやりがいのように感じます。細かいところを社員さんが見落としてしまっていたことがあり、そこを指摘させてもらった時に「うっかりしていた。お陰様で大きなトラブルに発展しないですんだよ。」と言っていただいたことがあります。本当にやっていてよかったと思いました。52歳/女性
  • 他社員から必要とされていることが実感できること。電話対応、システム入力及び雑務を1人で行なう会社にて、「あなたのおかげで円滑に仕事が捗っている」と言われたとき、私も会社に貢献しているのだと嬉しくなり、やりがいを感じました。46歳/女性
  • 電話応対にてお客さまと現場で働く者とのパイプ役でもあり、自分の対応1つでうまく行ったり行かなかったりする為に責任感も感じられる仕事でした。また、相手の方から感謝の気持ちを伝えられた時などは心からやって良かったと毎回思えました。43歳/女性

一般事務の「仕事の厳しさ・難しさ」は?

  • 限られた時間の中でミスなく要領よく業務をこなし円滑に進めること。マニュアルがいつも正解ではなく、時には柔軟な対応が求められ、それまでの経験や知識を総動員して判断力や集中力が必要なこと。電話での対応が大半のため、短時間で相手の求めることを引き出し解析して最良の回答をすること。26歳/女性
  • 単純作業も多いので飽きることや、簡単なことだと思われて苦労をわかっていただけなかったり、評価が低くなりがちな部分が一般事務を行なっていて難しさを感じるところです。そして、勤務先にもよりますが、事務に対する期待値が上司によって異なるため、秘書業務や営業事務まで任される場合もあります。31歳/女性
  • さまざまな事務処理を頼まれますが、その全てに優先順位を決めて期日までにミスなく仕上げなければいけない点。また、一つのミスから多くの関係者を巻き込む案件になってしまう場合があるので、迅速かつ正確に処理しなければいけない点。22歳/女性
  • 一般事務の不手際が会社のイメージに繋がったりするので、当たり前ではありますが、色んな期日を守ったり、電話応対ではお取次の方の名前や会社を間違えないようにしたりなど、一つ一つが大切なお仕事です。31歳/女性
  • さまざまな仕事を任されることが多いです。 仕事は指定された期日までにきちんと終わらせなくてはならず、同時に複数の仕事をお願いされることもあるため、段取りをつけて進めていくことが大切です。26歳/女性

一般事務の仕事をして身についたスキル

  • 電話の対応能力は身についたと思います。まずはじめに電話を取るのは自分なので、お客様先、上司、スタッフなど様々な人たちと話をすることで、臨機応変な対応、言葉遣いが身についたと思います。25歳/女性
  • タイピングの速度が速くなったりなど、パソコン能力が以前と比べてとても身についたように思いました。また、優先順位をつけてから順番に仕事をすすめて終わらせていく能力もつきました。31歳/女性
  • 主にパソコンのスキルですが、Word、Excel、PowerPointを中心にIllustratorやPhotoshop、PDF関係、またその業界に関する専門のソフトなどの使い方を得ることができました。30歳/女性
  • お仕事に関わる人とのコミュニケーション能力がつきました。コミュニケーションによってお仕事がスムーズになり、協力者も出てくるため、直接的にお仕事に関わらない人とでも挨拶とお礼は忘れないようにしていました。41歳/女性
  • パソコンのスキル。それまではただ入力するだけならできていたのですが、スキャナーで画像を取り込んだり送信したりはしたことがなかったので、勉強になりました。機械に疎かったのですが、仕事をしながら学ぶことができて良かったです!45歳/女性
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