急増中のWeb面談!注意点やコミュニケ―ションのコツなどWeb面談をうまく進める秘訣を公開!

2020/07/02更新
「Web面談」とは、インターネット上で派遣会社の担当者と面談を行なうことで、ここ最近コロナウイルスの影響もあり、導入企業が増加傾向にあります。スマホやパソコンがあれば、自宅でも面談ができるため、交通費も移動時間もかからないなどメリットも多く、今後面談の一つの手法としてますます広がることが予測されます。

慣れないうちは接続に戸惑ったり、画面を通してお互いの顔は見えていてもやはり対面のコミュニケーションとは違う点もあります。そこで今回のコラムではWeb面談の進め方や、上手なコミュニケーションの取り方などをお伝えしていきます。

1そもそもWeb面談はどう始めたらいい?

Web面談はインターネット上で行なう面談のことを指し、URLなどから面談の場に接続することで面談を受けることができます。

Web面談は、専用のツールやビデオチャットツール(Skype、ZOOMなど)などを使って行なわることが多いようです。面談前までに何のツールを使用するかや、面談の場へのアクセス方法は派遣会社から連絡がありますので、必ず確認をしておきましょう。使用するツールによっては、面談前にインストールをしておく必要があります。インストールが必要な場合は遅くとも面談の前日までには済ませ、当日のアクセス方法も事前に確認しておくと安心です。

Web面談へは派遣会社から指定がない限り、スマホ、パソコン、タブレットいずれの機器を使用しても良いです。パソコンからの接続を考えている方は、お持ちのパソコンにカメラがついているかは確認しておいてください。「いざWeb面談に参加しようと思ったら、自宅のパソコンにカメラが付いていなかった!」といったトラブルもあるようです。

Web面談当日は、面談スタートの5分前ぐらいにはスタンバイをし、開始1、2分前に指定の場所にアクセスするようにしましょう。

2Web面談のメリット・デメリットとは?

今後、Web面談を実施する派遣会社が増えることで、Webだけで面談を行なう会社や、Web面談か対面での面談かを選べる会社も増えてくることが予想されます。

大切なことは、メリット・デメリットを知った上で、ご自身に合った方法を選択できるようにしておくこと、またデメリットについては事前に対策を立てておくことです。以下、簡単にメリット・デメリットを挙げますので、ぜひ参考にしてください。

▼Web面談のメリット
・派遣会社を訪問する移動時間がかからない
・移動にかかる交通費がかからない
・自宅などリラックスできる環境で面談に臨める
・日程調整が比較的スムーズにできる

▼Web面談のデメリット
・接続するためにツールのインストールが必要なことがある
・通信状況によって接続が不安定になる
・画面を通してでは表情がわかりづらい
・落ち着いて面談ができる場所を探す必要がある

3Web面談をうまく進める秘訣

ここからは、いくつかのポイントごとに、Web面談をうまく進める秘訣をお伝えしていきます。

▼うまく進める秘訣:
ポイント1:インターネット・デバイス編
ポイント2:環境編
ポイント3:身だしなみ編
ポイント4:コミュニケーション編

ポイント1:インターネット・デバイス編

Web面談はオンライン上で行なうため、まずインターネットに接続できる環境があることが前提になります。面談が途切れることのないようインターネットへの接続が安定している環境で行なうようにしてください。

Web面談に何を使って接続するかは事前に決めておきましょう。パソコンで接続する場合は、パソコンにカメラが付いているかは確認が必須です。スマートフォンやタブレットの場合は、面談中にスマートフォンやタブレットを立てておけるようなグッズがあると便利です。持ったままだと途中で落とてしまったり、画面が揺れたり、話に集中しづらいなどありますので、ご注意ください。

使用するデバイスの充電をしっかりしておくことも事前準備の一つです。電源が切れてWeb面談が中断されることのないよう、充電をしっかりしておくか、電源が取れる場所でWeb面談を行なうようにしてください。

Web面談で使用するツールのインストールが必要な場合は、直前で慌てないように前日までには済ませておく方が良いです。インストール後に立ち上げてみると、ツールによっては画面上で自分の映り方がチェックできるものもあります。画面を通して客観的に自分を見ると、光が足りず全体的に暗い画面になっていることや、映り込んで欲しくないものが入っていることに気づけることがあります。また、カメラの角度が下から映すようになっていると少し横柄な態度に見えたり、反対に上からだと媚びているように見えるなど、本来の印象とは違って見えることがあります。映り方で損をしないように、できる限り確認をしておきましょう。

ポイント2:環境編

どこでWeb面談をするかも事前に決めておきましょう。自宅でWeb面談を行なう際は、生活感が伝わるようなもの(例えば洗濯物やベッドなど)が映り込まない場所を選ぶ方が良いです。また白地の壁を背にすると、画面全体が明るくなり顔色もよく見えます。窓を背にすると、時間帯によっては逆光になり表情が見えにくくなりますので、ご注意ください。

Web面談で使用するツールによっては、背景の画像を設定できるものもあります。自宅で行なう際など、部屋を見られることに抵抗のある方は、背景画像が変えられる場合はあらかじめ画像を準備しておきましょう。背景画像を使用する際は、無地のものやオフィス風景などシンプルなものを選ぶと良いですね。

自宅でWeb面談を行なう際は、家族や同居する方からの声掛け、宅配や来客によって面談が中断されることのないようにしておくことも大切です。家族や同居人には面談の時間を伝えておくこと、宅配や来客は面談時間と重ならないよう事前にスケジュールを工夫しておきましょう。インターフォンは、呼び出し音を小さくしたり、消音にする設定ができるものもあります。面談前に設定しておくとより安心ですよ。

自宅以外でWeb面談を行ないたい場合、場所の候補としてはインターネットカフェや貸し会議室などが挙げられます。場所を探す際には、インターネットに接続が可能な場所であること、個室であることは絶対条件です。面談ではこれまでの経歴など個人情報を多く含む会話もあるはずです。集中して臨める場所を探すようにしてください。

ポイント3:身だしなみ編

Web面談でも清潔感のある身だしなみを心がける必要があるのは、対面での面談と同様です。加えて、Web面談の場合は、できれば白やクリーム色など明るい色の服装を心がけましょう。顔映りがよくなります。

女性の場合、お化粧もWeb面談用に工夫すると良いです。いつもより、チークやリップは濃いめの色を選ぶか、少し多めにつけておきましょう。画面を通して見ると、顔色が悪く見えたり、少しぼやけて見えます。お化粧はいつもよりちょっぴり濃いめでちょうどよいです。

ポイント4:コミュニケーション編

●話す際の声の大きさや速さ
話す際の声の大きさや速さについては、いつもより少し大きめの声でゆっくりを心がけましょう。使用するデバイスによって、声を拾いにくい場合もあります。その際はイヤホンマイクを使うと、より自分の声が相手に伝わりやすくなります。声が小さく聞こえると、面談の相手からは自信がないように見えてしまうこともありますので、ご注意くださいね。

●リアクションはいつもの1.5倍で!
次に、Web面談では頷く、相槌を入れるなど、いつも以上に相手の話にしっかりリアクションを取ることを心がけてください。お互い顔は見えていても、画面上では表情までは読み取りづらいです。しっかりと相手の話が聞こえている、話の内容を理解しているという態度を見せることで、コミュニケ―ションが取りやすくなりますよ。

Web面談を行なう中で、通信状況によって相手の声が聞こえづらくなる可能性があります。その際は遠慮せずに、相手が話し中に見えても聞こえていないことを伝えましょう。聞こえたふりをするのは一番よくありません。

●面談中のメモの取り方・見方
面談中、メモを取りたいと思う方も多いと思います。パソコンでWeb面談に臨む場合、そのままパソコン上でメモを残したいと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、手書きでメモを取る方がベターです。キーボードを打つ音が入ってしまうためです。また、メモを取る際はひと言「メモを取っても良いでしょうか?」とお伝えすると良いですね。Web面談では画面では相手の手元まで見えないことが多く、何をしているかがわかりづらいからです。

Web面談の際、伝えたいことを書いたメモを手元に置いて臨む方も多いかもしれません。メモを用意する際は、画面にメモを貼っておく、画面の高さと同じくらいの場所にメモを置く・貼るなど工夫をしておくと更に良いです。目線を大きく動かさずにメモの内容を見て話すことができるようになり、聞き手もあなたの話に集中できます。目線が動きすぎると、自信がないように見えたり、落ち着かない様子に見えることがあるので、少し工夫をしてみてください。

4さいごに

Web面談とは何かや、そのメリット・デメリット、Web面談をうまく進める秘訣をお伝えしてきました。

Web面談は最初は緊張するかもしれませんが、数をこなせば慣れてきます。メリットは活かし、デメリットは事前の準備やちょっとした工夫でカバーをすれば、Web面談は効率良く仕事探しができる面談手法です。登録・面談へのハードルが下がる分、仕事紹介の幅を広げられる可能性もあります。

また、小さなお子さんがいる場合でも、お昼寝の時間帯にWeb面談を設定するなどすると、育児と仕事探しを両立させることもできます。ぜひ、上手に活用してみてくださいね。

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