秘書のオシゴト

現在、担当している仕事内容を詳しく教えてください。

公認会計士の個人事務所で、会計士が主催しているフォーラム事業の担当秘書をしており、会計士とフォーラム事務局長、顧問の先生など、複数の方に付いています。

公認会計士の秘書としては、アポイント取りやスケジュールの管理がメイン。あとはメールチェックや電話取り次ぎ、手紙発送、お茶だしなど、サポート全般です。

業務ボリュームは、どちらかというと、年に20回開催されるフォーラム関連の秘書業務のほうが多いですね。案内状を作ったり、顧問の先生方が東京にいらっしゃる時の交通手段を手配したりします。会場担当の方や、講演される方との打ち合わせも頻繁にあります。また、参加される方の出欠管理や受付も私の仕事です。

このお仕事を選ばれた理由を教えてください。

まさか自分が秘書として働くとは思っていなかったんですよ。でも、これまでの接客業で、上司や先輩のお手伝いをする事にやりがいを感じていたんです。「こうしたほうがスムーズに仕事してもらえるんじゃないかな？」って、いつも考えていました。それで、知人や同僚から「秘書が向いてるんじゃないの？」って言われた事があって。それからこの仕事に興味を持ち始めたんです。

このお仕事のやりがいは、どんなところですか？

付いている上司の仕事が成功したときの充実感です。特に、大きなフォーラムやパーティーが無事に終了したときですね。準備は大変でしたが、その分やりがいがありました。また、フォーラムの書籍が出版されたのですが、それが書店に並んでいるのを見たときには「本当にやってよかった！」って思いました。

あとは、私の会社に限ってしまうかもしれませんが、大企業の重役の方にお会いできるのはとても光栄です。そういう方にお付きしている秘書の方とは毎日連絡を取り合いますので、ベテランの方とお話しながら勉強できるのはありがたいですね。

このお仕事に役立ったこれまでの経験やスキル、資格はありますか？

接客が長かったので、私、人のお顔を覚えるのが得意なんです。いま私が付いている上司はフォーラム関連の仕事が多くて、お会いするのは企業の経営者がほとんど。受付でお名札をお渡しする時に、大企業の重役にお名前を伺うのは、やはり失礼にあたりますので、お顔とお名前を覚えておく必要があります。受付や販売での経験はとても活きていますよ。

このお仕事を通じて、新たに身に付いたスキルがあったら教えてください。

PC関係ですね。WORD、EXCEL、POWER POINTは、ここに来てから使えるようになりました。タッチタイピングも上達しましたよ。自宅でPCを使っていると、母に「早い！」って驚かれるほど（笑）。また、秘書は正式なお礼状などを作ることが多いので、ビジネス文書とはまた違う正式な文書を書けるようになりました。

このお仕事を目指す人にひとことお願いします！

私も未経験からこの仕事を始めて、1年半が経ちました。最初はほんとに手探り状態。他社の秘書とのやり取りの中で、「あ、こういうときはこう話せばいいんだな」というように仕事を覚えていきました。それと、秘書は上司によって時間がよめない仕事です。臨機応変に対応するおおらかさは必要かもしれません。とにかく、ある程度の社会常識やPCスキルがあれば、あとは実務経験を積むのが一番！　実際にこの世界に飛び込んでみてください。