お仕事やミーティングで忙しそうにしていらっしゃったりすると、どのタイミングで話しかけるのがベストなのか悩みます。
急ぎの報告や質問でなければ、少し落ち着いた頃を見計らって話しかけよう…とも思うのですが、もしかしたら相手にとっては早めに報告してほしい内容かもしれない？！と迷うときもあります。
・「〇〇の件で、今お時間よろしいですか？」と聞いてみる。
・ミーティングから戻ったタイミングなど業務の切れま時間を狙う。
・ミスやトラブルの報告はタイミングを見計らわず話しかける。
一番多かったお悩みは「上司に話しかけるタイミング」でした。就業して間もない頃は特に、物事の重要度もよくわからなかったりして、余計に悩んでしまうこともあるかもしれません。
そんな時は、「〇〇の件で、今お時間よろしいですか？」と聞いてみると良いです。用件の内容と一緒に伝えることで、相手は今聞くべき内容か否かを判断できるようになります。
話しかけるタイミングは、仕事の切れた時間がおススメです。例えば、誰が別の人との会話や電話が終わった直後や、ミーティングから戻った直後などは話しかけやすいタイミングです。話しかける前に話すポイントを整理しておくと、更に良いですね。
ただし、ミスやトラブルの報告など急な対応を要する物事に関しては、すぐに報告しましょう。スムーズな対応が早期解決に繋がります。
以前の職場は上司にも同僚にも気軽に話しかけられる雰囲気だったのですが、今の職場は静かで話しかけづらいです。隣の席の人からもメールで仕事の指示が届いたりすると、私もすべてのコミュニケーションをメールにすべきなのかなと迷うことがあります。
・職場のルールや慣習を聞く。
・急用・トラブルの報告はスピードを重視したコミュニケーションを。
・伝えるのが複雑な内容はメールで送るのも◎
コミュニケーションの取り方は、職場によって異なるものです。あとあと「言った・言わない」のトラブルを防ぐために、敢えてメールの履歴を残す職場もあります。質問があった際にメールで聞くか、直接聞くかについては、職場や相手によってどちらの方法が良いのか聞き、それにならうのが良いですね。
ただし、急用やトラブルの報告などイレギュラーなことが発生した時は、上司や同僚など報告すべき相手に、どの方法が一番早く伝わるかを考えて行動することが大切です。メールだといつ見てもらえるかわからない。すぐに見てもらえない場合は直接や電話で伝えるのが早いですし、相手が移動中など電話に出られない状況の場合はメールが一番早く伝わる場合もあります。
また、複雑な問題や、誰かのメール・言葉、資料などを引用しながら物事を伝える際などは、メールでまとめた方が相手に伝わりやすかったりもします。時と場合によって使い分けるようにしましょう。
以前の職場で「同じことは二度聞かないで」と言われたことがあり、同じことを複数回質問することに躊躇してしまいます。もちろん、何度も質問するのが良いことではないと思っていますが、仕事によっては、これは以前と全く同じケースなのか、また別のケースなのか判断できないと思うこともあり、質問することにいつも二の足を踏んでしまいます。
・仕事上ミスやトラブルを引き起こすよりも質問をしましょう。
・同じことを何度も聞かずに済む工夫も忘れずに。
「質問をする」ことは、相手に申し訳ないと思うこともあるかもしれませんが、それでもわからないことがあった時には質問しましょう。確認せずに仕事を進めた結果、ミスやトラブルを引き起こしてしまうと、結果的に職場の多くの人に迷惑や負担をかけてしまうことになります。 以前とおなじケースだと思っても、上司や業務指示者からすると別のケースだと判断することもあり得ます。「あれ？」と思った時にはまず確認をしてみると良いですね。
ただし、まったく同じことを複数回聞かないようにする工夫は必要です。仕事を教わった際にメモを取る。質問する前にメモや仕事のマニュアルに目を通してから聞くなどしましょう。
就業先で、仕事のミスや抜け漏れが多い社員の方がいます。ミスをカバーするのに時間がかかったりもするので注意したいと思うのですが、何か言ったら「派遣のくせに…」などと思われないかと思うとなかなかできません。
・「直接」は避けて上司や派遣会社にまず相談を
派遣で働く方特有のお悩みと言えると思います。社員の方と普段からよくコミュニケーションを取るなど良い関係性が築けていれば、「次から気を付けてくださいね」などと直接伝えても良いと思います。
あまり関係性が築けていない場合は、就業先の上司の方に相談してみると良いです。就業して間もなかったり、上司が社内にいないことが多い場合などは、派遣会社の方に相談してみましょう。就業先にそれとなく伝えてくれたり、改善のお願いをしてくれたりしますよ。
質問の仕方が悪いのか、質問をしても欲しい回答が得られなかったり、逆に質問されたりします。相手に伝わりやすい質問の仕方が知りたいです。
・何がわからないのか疑問を明確にしてから質問する
・相手からどんな回答が欲しいかを明確にしてから質問する
質問した回答が得られない、質問内容が相手に伝わっていない理由として、何が知りたいのか相手に伝わっていない可能性があります。曖昧な質問からは曖昧な答えしか返ってきませんので、まずは何がわからなくて、何を知りたいのかを明確にしてから質問するようにしましょう。
その上で、相手からどんな回答が欲しいのかも明確にしておくと、質問された方は回答がしやすくなります。例えば、仕事の進め方について確認がしたかったり、「良い」「ダメ」といった判断をして欲しい場合と、相手も答えがわからない・初めて起こった物事などに対して「相手の考え」を聞きたい場合とでは聞き方は違ってきます。
確認や判断を仰ぎたい場合には、「〇〇の件はいつも通り進めて良いですか？」など、「Yes／No」で答えられる質問の仕方をしましょう。「相手の考え」を知りたい場合は、「〇〇の件でご意見を伺いたいです。今〇〇という事象が起こっていて対応方法がわかりません。どのようにすれば良いですか？」などと、どんな回答が欲しいか＋今何が起こっているか、何に困っているかを一緒に伝えると相手も答えやすくなります。
仕事にある程度慣れている場合は、「どうすれば良いですか？」という質問の仕方よりは、「このように考えて進めていこうと思いますが、〇〇さんはどのようにお考えですか？」などと自分の意見も踏まえた上で質問をすると、自分の考え方と上司の考え方に相違がないかの確認ができたり、仕事への積極的な姿勢を示すこともできます。聞き方によって印象も変わりますので意識してみてくださいね。
新しい就業先の仕事のやり方は効率がよくない点があるのですが、だからと言って派遣という立場で提案や意見をどこまで伝えて良いものかと迷うことがあります。波風を立てたくないと思うものの、効率の悪い仕事で残業するのも嫌で、意見を言うべきかどうか葛藤を抱えています。
・仕事のやり方にも理由があるはず。まずは就業先のやり方に慣れることが大事
・信頼関係が築けた後であれば提案や意見も取り入れられやすくなる
一見効率の悪いやり方に見えても、実は過去の失敗体験を元にミスが発生しづらいフローになっていたり、関係部署への配慮をしたフローになっているなど、理由がある場合があります。いきなり改善提案をするというよりは、まずは業務に慣れること、目の前の業務が結果的にどのような仕事に繋がっているのかなど仕事の全体像を把握することに努めましょう。
全体像が把握でき、普段の仕事ぶりから就業先の担当者との間で信頼関係が築けてくれば、提案や改善のアイデアも受け入れられやすくなるはずです。「この方法であれば、ミスなく〇時間ほど時間が削減できそうなのですが、いかがでしょうか？」など、どのくらい効率化につながるかも一緒に伝えると、興味を持って聞いてくれる可能性もあります。試してみてください。
常に退職理由の上位になるなど、人間関係は働くすべての方にとって重要な問題です。とかく、派遣社員の方々はコミュニケーションの取り方や距離感が難しいと感じることも多いと思います。
今回ご紹介した内容が少しでもお仕事のお役に立てば嬉しいですし、あまり参考にならなかったという方や、まったく別のコミュニケーションのお悩みを抱えている方がいらっしゃれば、一人で抱え込まず、派遣会社の方に相談してみましょう。フォローが受けられることは、派遣で働く大きなメリットの一つです。派遣会社の方が仕事がしやすくなるように就業先に働きかけてくださる場合もありますし、立ち振る舞いについてのアドバイスをもらえることもあります。また、悩みを誰かに打ち明けるだけでも気持ちが軽くなることもあります。もし良ければ参考にしてください。
